Ръководство за покупка на софтуер с ДДС номер: фактуриране и приспадане
Разберете как да поискате електронна фактура за фирмен софтуер, как работи вътреобщностният ДДС и как да приспаднете правилно разходите.
Как да поискате електронна фактура за софтуера
Когато купувате софтуер за професионалната си дейност или за вашата фирма, фактурата трябва да бъде поискана едновременно с поръчката. По време на въвеждането на данните за плащане е необходимо да попълните специалните полета за фактуриране. За да се осигури правилното предаване на документа чрез Системата за обмен (Sistema di Interscambio) на Данъчната агенция, трябва да въведете пълното наименование на фирмата, ДДС номера и кода на получателя SDI или адреса на сертифицираната електронна поща PEC.
Ако тези данни не бъдат въведени при покупката, транзакцията се записва като продажба на частно лице и вече няма да е възможно издаването на фактура впоследствие. Електронната фактура ще бъде доставена директно в личния ви данъчен профил (cassetto fiscale) или по канала на управленския софтуер, свързан с посочения код на получателя.
ДДС режимът за фирмите и обратното начисляване
За лицата, регистрирани по ДДС, които купуват софтуерни лицензи от доставчици, намиращи се в други държави от Европейския съюз, се прилагат правилата за териториалността на данъка. Ако фирмата или професионалистът купувач притежава регистриран и валиден ДДС номер в системата VIES, операцията не подлежи на начисляване на ДДС във фактурата от страна на продавача.
В този сценарий се прилага механизмът на обратното начисляване, познат като reverse charge. Италианският купувач ще получи фактура без прилагане на данъка и ще трябва да допълни документа със ставката, действаща в Италия, като запише операцията както в дневника за продажбите, така и в този за покупките. Купувачът носи отговорност да провери валидността на своя ДДС номер в европейската система, преди да завърши транзакцията.
Данъчно приспадане и съхранение на документите
Софтуерните лицензи, закупени за професионални цели, представляват разход, свързан с предприемаческата дейност или със свободната професия. От данъчна гледна точка разходът за закупуване на компютърни програми и операционни системи е напълно приспадаем като оперативен разход през годината на покупката или може да бъде амортизиран в продължение на няколко години в зависимост от вида на лиценза и от счетоводните критерии, прилагани от вашия данъчен консултант.
За да можете да се възползвате от приспадането на разхода и на данъка, е от съществено значение да съхранявате внимателно получената електронна фактура. Освен фактурата препоръчваме да запазите и доказателството за плащане, както и имейлите за доставка на лицензионните кодове, които удостоверяват действителното използване на софтуера в рамките на фирмата.
Какво се променя за частните клиенти без ДДС номер
За частните потребители, които не купуват софтуера за професионални цели и не притежават ДДС номер, процедурата е различна. В този случай не е необходимо да посочвате код на получателя или PEC. Покупката се третира като обикновена продажба на дребно, а крайната платена цена вече включва италианския ДДС, приложен по действащите ставки.
Частните лица получават потвърждение за покупката и данъчна разписка, която удостоверява плащането. Този документ не може да се използва за приспадане на данъци или за възстановяване на данъка, но служи като доказателство за покупка за гаранцията и за техническата поддръжка на софтуера. Препоръчително е и частните лица да съхраняват разписката заедно с кодовете за активиране на програмата.