Guía sobre las licencias de Windows Server y las CAL: cómo elegir sin errores

La licencia del servidor por sí sola no basta

Cuando se instala Windows Server en la empresa, el primer paso consiste en adquirir la licencia para el sistema operativo propiamente dicho. Muchos usuarios piensan que esta compra es suficiente para permitir que todos los empleados comiencen a trabajar. En realidad, la licencia del servidor cubre únicamente la instalación del software en la máquina física o virtual. Para permitir que los ordenadores y las personas se conecten a ese servidor y utilicen sus servicios, la normativa de Microsoft requiere la compra de licencias de acceso adicionales.

Sin estas licencias de acceso, el uso del servidor por parte de los ordenadores de la red empresarial no cumple con las condiciones de uso. Este mecanismo se aplica a la mayoría de las funcionalidades de red, como el uso compartido de archivos, la gestión de impresoras o el acceso a las bases de datos corporativas. Por lo tanto, es necesario considerar el software del servidor y los permisos de acceso como dos elementos separados y complementarios.

Qué son las CAL y cómo funcionan

Las siglas CAL significan Client Access License, es decir, licencia de acceso de cliente. No se trata de un software que deba instalarse en los ordenadores, sino de un derecho de uso legal que se adquiere para estar en regla. Cada vez que un usuario o un dispositivo interactúa con Windows Server, debe estar cubierto por una CAL. Existen dos tipos principales de estas licencias, y la elección entre una u otra depende totalmente de la organización del trabajo en la empresa.

Las CAL de Usuario están vinculadas a la persona individual. Una vez asignada la licencia a un empleado, este puede acceder al servidor desde cualquier dispositivo, como el ordenador de la oficina, el ordenador de casa o el smartphone de empresa. Las CAL de Dispositivo, en cambio, están vinculadas a la máquina individual. Una vez asignada la licencia a un ordenador o a un terminal, cualquier persona que utilice ese dispositivo puede acceder al servidor, pero solo desde esa estación específica.

Cómo elegir el tipo y calcular el número

La elección entre los dos tipos de CAL debe basarse en el cálculo de la conveniencia económica. Si en la empresa cada empleado posee su propio ordenador fijo, un ordenador portátil y un teléfono de empresa, conviene adquirir las CAL de Usuario. De este modo, se paga una sola licencia por persona, en lugar de tres licencias para los diferentes dispositivos utilizados por el mismo trabajador.

Por el contrario, si la empresa organiza el trabajo por turnos, la situación cambia. Si tres empleados se alternan durante el día para utilizar el mismo ordenador en la recepción o en un departamento productivo, conviene adquirir una sola CAL de Dispositivo para ese ordenador. De este modo, una sola licencia cubre el acceso de tres personas diferentes. Para calcular el total necesario, basta con contar el número mínimo entre los usuarios totales y los dispositivos totales que deben interactuar con el servidor.

Diferencia entre Standard y Datacenter

La elección de la versión de Windows Server influye en la gestión de la virtualización. La edición Standard está pensada para las empresas que utilizan principalmente servidores físicos o que necesitan crear muy pocas máquinas virtuales. Esta licencia incluye, de hecho, el derecho a ejecutar un número muy limitado de entornos virtuales en el mismo hardware físico.

La edición Datacenter, en cambio, está diseñada para las estructuras que hacen un uso intensivo de la virtualización. Esta versión permite crear un número ilimitado de máquinas virtuales en el mismo servidor físico. Desde el punto de vista de las CAL, las reglas no cambian. Tanto si se elige la versión Standard como si se elige la versión Datacenter, siempre es necesario adquirir las CAL para los usuarios o para los dispositivos que se conectan a los servicios del servidor.